- Изготовление любых видов ЭЦП
- Видеонаблюдение под ключ
- Автоматизация. R-keeper
Шпаргалка по работе с ККТ: когда (не) пробивать чеки и как исправить ошибки
Эксперты ответили на частые вопросы о работе ККТ и составили справочник по операциям — скачайте и используйте.
Когда надо пробивать чеки ККТ
Когда не нужно пробивать чеки
Как исправить ошибки в чеке ККТ
Компании и предприниматели, которые продают товары, выполняют работы или оказывают услуги физлицам, обязаны применять ККТ, а значит, выбивать чеки. Но на практике, у предпринимателей возникает много вопросов.
Если получили оплату от физлица — обязаны пробить чек независимо от того, каким способом покупатель расплатился: наличными, картой, переводом на сайте, через приложение, терминал или операциониста в банке.
Если покупку совершает фирма или ИП, но платит наличными или картой через представителя — пробивайте чек. Если оформили договор, а у представителя есть доверенность, в чеке укажите наименование и ИНН фирмы или ИП-покупателя.
Когда надо пробивать чеки ККТ
Вид расчета
Получили предоплату за товар.
Что нужно сделать
Пробейте два чека.
Первый — когда получили деньги, с признаком способа расчета «Предоплата 100%» или «Предоплата», если получили не всю сумму.
Второй — когда отгрузили товар, с признаком способа расчета «Полный расчет». Укажите общую сумму с учетом ранее полученной предоплаты.
Получили предоплату за маркированный товар — код товара укажите только во втором чеке
Покупатель вернул товар
Оформите чек с признаком «Возврат прихода».
В чеке укажите название товара, количество и сумму возврата
Покупатель поменял один товар на другой
Пробейте два чека.
Первый — с признаком «Возврат прихода». Укажите наименование товара, от которого отказался покупатель.
Второй — с признаком расчета «Приход» и названием нового товара. Поскольку передачи денег не происходит, в обоих чеках в реквизите «Сумма по чеку наличными или электронными» проставьте ноль, а стоимость товара укажите в реквизите «Сумма по чеку встречным предоставлением».
Покупатель меняет маркированный товар — в чеках отразите еще код маркировки товара. В первом чеке — код старого, во втором — код нового товара
Покупатель рассчитался за товар бонусами
Подарок за «бонусы» — это расчет иным встречным предоставлением.
В чеке укажите нулевую цену или изначальную цену товара, а в качестве дополнительного реквизита — размер скидки.
Укажите код маркированного товара в чеке, если продаете маркированный товар
Продали подарочную карту или сертификат
Оформите чек на аванс.
Укажите признак способа расчета — «аванс», признак предмета расчета — «платеж», наименование предмета расчета — «подарочная карта» или «подарочный сертификат», поставьте номинал карты
Передали товар в обмен на сертификат или карту
Пробейте чек, даже если покупатель ничего не доплачивает за товар.
В чеке поставьте признак предмета расчета — «товар», укажите названия товаров, которые получил покупатель.
По тегу «Сумма по чеку предоплатой» покажите номинал подарочной карты. Если покупатель доплачивает разницу, сумму доплаты пробейте в том же чеке
Продали товар с отсрочкой платежа
Выбейте несколько чеков.
Первый — в момент передачи товара. В чеке проставьте признак способа расчета «Частичная оплата предмета расчета в момент передачи с последующей оплатой в кредит» или «Передача предмета расчета без оплаты в момент передачи с последующей оплатой в кредит» в зависимости от условий отсрочки.
На каждую сумму, которую покупатель вносит в рассрочку, сформируйте отдельный чек с признаком способа расчета «Оплата предмета расчета после передачи с оплатой в кредит (оплата кредита)»
Купили товар у физлица для перепродажи
Пробейте чек, если приобретаете товары для перепродажи. Выбейте чек с признаком расчета «расход»
Когда не нужно пробивать чеки
Пробивать чеки нужно не во всех случаях. Все зависит от способа оплаты и вида расчета. Когда не надо выбивать чеки:
- выдали зарплату сотруднику;
- выдали подотчет или работник вернул неиспользованные подотчетные;
- подарили деньги работнику;
- платили физлицу за работы или услуги;
- дали работнику деньги в долг или получили в долг;
- приобрели товар у физлица;
- заплатили аренду физлицу;
- удержали с сотрудника стоимость обедов в столовой, сотовой связи;
- удержали недостачу стоимости спецодежды, имущества, которые испортил сотрудник;
- провели взаимозачет с фирмой или ИП.
Как исправить ошибки в чеке ККТ
При расчетах с физлицом кассовый чек должен быть оформлен без ошибок. Если они присутствуют — в учете возникнут расхождения. Чек с ошибкой исправляют чеком коррекции или возврата.
Какой использовать, зависит от вида ошибки и формата фискальных данных, который поддерживает ваша касса.
Виды ошибок и каким чеком их исправить:
Чек коррекции
Кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за поломки кассы, отсутствия электричества
Произошел сбой в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в соединении
Кассир в чеке указал неверный налоговый режим организации или ИП
Попросил сотрудник ИФНС
Возвратный чек
В чеке обнаружили ошибку. Например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС
Кассир пробил дважды чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя
Покупатель решил вернуть товар
Кассир случайно пробил чек не на ту сумму
Выбор способа исправить ошибку зависит от формата фискальных документов (ФФД), которые получает оператор фискальных данных и ИФНС:
- версия ФФД 1.1. — чек коррекции;
- версия ФФД 1.05 — возвратный чек с признаком «возврат прихода» или «возврат расхода».
Узнать версию ФФД можно в отчете об открытии смены.
Как оформить возвратный чек
Возвратный чек — обычный кассовый, но в признак расчета в нем — «возврат прихода». Чек нужно сформировать и выдать в любом случае, если покупатель возвращает товар в день покупки или в другой день. Всего четыре этапа:
1.Заявление на возврат
Покупатель заполняет заявление на возврат товара с указанием причиной возврата, паспортных данных, названием товара и его цены. К заявлению прикладывает прежний чек. Заявление подписывает руководитель и подтверждает, что деньги возвращены.
2. Чек на возврат
Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек с признаком расчета «Возврат прихода» — именно этот признак отличает его от обычного чека.
Покупатель возвращает маркированный товар — сканируйте код маркировки. Если он не сохранился, можно не сканировать.
Различные модели касс по разному формируют возвратные чеки. Найдите в инструкции к вашей технике раздел по этой операции.
3. Накладная на возврат
Продавец заполняет накладную на возврат товара, составляется в двух экземплярах, один отдаете покупателю. Форму накладной используйте типовую или разработайте самостоятельно, закрепив ее в учетной политике.
4. Возврат денег
Покупатель оплатил картой — верните на карту. Если карта не действует, переведите на другую, но не выдавайте наличные деньги. Покупатель оплатил наличными — возвращайте деньгами из кассы или переведите на карту клиенту покупателя. Если в денежном ящике не хватает наличных, внесите их кассу, а затем выдайте покупателю.
Важно! Выдавать кассовый чек при возврате денег обязательно. За невыдачу грозит штраф. Для директора или ИП 25—50% от суммы чека, минимум 10 000 рублей. Для организации: 75—100% от суммы чека, минимум 30 000 рублей.
Как оформить чек коррекции
Чек коррекции можно оформить «Самостоятельно», если ошибку обнаружил сотрудник магазина до налоговой, либо «По предписанию» — по распоряжению ИФНС.
Делать это можно с любого кассового аппарата организации. Для этого:
Оформите служебную записку или акт
В акте укажите причину, почему не применяли ККТ, дату и номер документа, перечень расчетов, без кассы с полной расшифровкой по перечню товаров, дате продажи, цене, количеству. Сформируйте чек коррекции для ОФД С указанием реквизитов отчетного платежного документа, который необходимо исправить. Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.
Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки