Забыли закрыть смену на онлайн кассе?

Всегда ли нужно ли закрывать смену на кассе

Все нормы работы с кассовыми аппаратами написаны в законе 54-ФЗ. В п. 2 ст. 4.3 указано: смена на кассе не должна быть больше 24 часов. Следовательно, до того, как пройдет 24 часа, надо смену закрыть. Иначе владелец ККТ нарушит закон.

Обязательно ли закрывать смену на онлайн-кассе круглосуточным магазинам? Ведь касса должна быть открыта в том числе в ночное время?..

Для круглосуточных магазинов действует то же правило, что и для обычных торговых точек – не более 24 часов открыта одна смена. Кстати, в законе нет ограничений на закрытие смены в другой день. Поэтому круглосуточные магазины могут устроить пересменку, то есть перезапустить кассу, ночью или рано утром, когда мало посетителей. А закрыть смену в следующую ночь. Главное, чтобы длительность работы кассы не превышала установленного срока.

Как правильно закрыть смену на онлайн-кассе

Механизм закрытия смены отличается в зависимости от модели кассового аппарата. Базовый принцип у них похож, но лучше прочитать инструкцию. Вот ориентировочный список действий при автоматической подготовке Z-отчета:

• Найти раздел «Закрытие кассы» на мониторе и перейти в него.
• Найти меню действий и выбрать графу «Закрыть смену».
• Снять чек и поместить его в отведенную папку.

Если напечатать документ о закрытии смены простым способом не получается, нужно печатать вручную. Для этого кассиру достаточно выбрать нужный отчет из списка «Кассовые отчеты», заполнить и распечатать его. После выполнения этой команды касса будет закрыта.

Обратите внимание! Если на кассовом аппарате появилась возможность открыть новую рабочую сессию, вы все сделали правильно.

Что делать, если кассир забыл закрыть смену на онлайн-кассе?

Кассовые аппараты запрограммированы на ограничение работы. Если забыли закрыть смену на онлайн-кассе вечером и она длится более 24 часов, то блокируется фискальный накопитель. Он отвечает за наличие всех необходимых реквизитов в чеках и отправление их оператору фискальных данных.

Таким образом, если не закрыта смена, касса формирует чеки, но ОФД и ФНС не получают информацию об операциях.

Вовремя незавершенная смена – это нарушение закона. Налоговики обязательно узнают об этом (обычно автоматически от ОФД, который фиксирует блокировку ФН).

Конечно, от человеческого фактора никуда не деться, и в работе самого ответственного сотрудника встречаются ошибки. Он может элементарно забыть о закрытии сессии или не разобраться с новым оборудованием.

К счастью, сам функционал онлайн-кассы препятствует нарушению дисциплины. При входе в режим блокировки оборудование может только сформировать фискальный документ о закрытии смены. Никаких других действий не предусмотрено. Просто закройте сессию, как это описано в разделе выше. И далее — откройте новую смену.

Разберем две ситуации, при которых кассир может забыть закрыть кассовую смену на кассе.

Случай 1. Обычный магазин, закрытие торговой точки происходило в спешке, и кассу не выключили вечером. Утром кассир пришла, а касса заблокировалась, так как забыли закрыть смену. В этом случае нарушение небольшое, так как чеки на заблокированной кассе не выдавались, торговля не велась. Необходимо немедленно закрыть смену, и написать в налоговую объяснительную. В письме в свободной форме сообщить, что касса заблокировалась в то время, пока магазин не работал и чеки не выдавались. На сайте ФНС описан подобный случай, причем с пометкой, что это не является серьезным нарушением.

Случай 2. Магазин круглосуточный, кассир пропустила время закрытия смены. Чеки выдавались, хотя фискальный накопитель был заблокирован. В этом случае также необходимо закрыть смену незамедлительно. Объяснительная будет содержать информацию о причинах незакрытия смены с полным описанием ситуации. Так как в кассе появились «неучтенные» деньги, необходимо сформировать чек коррекции.

Обратите внимание! Для организаций такое нарушение кассовой дисциплины выльется в штраф размером от 5 до 10 тыс. рублей, а индивидуальные предприниматели заплатят от 1.5 до 2 тыс. рублей. Вы можете снизить сумму штрафа, если докажете контролирующим органам непреднамеренность этих действий. Они должны быть вызваны чрезвычайной ситуацией, а не злым умыслом.

Что делать, если после закрытия смены на онлайн-кассе обнаружилась ошибка?

Чек коррекции формируется для ранее проведенных расчетов. Вы можете сформировать его за любую дату и за любое время. Неважно, произошла ошибка в рамках текущей кассовой смены или предыдущей. Если работник обнаружил, например, неучтенную выручку, нужно пробить чек коррекции с признаком расчета «приход» в ходе следующей рабочей сессии. Важно только указать правильную дату.

Смена на ККТ не закрывается: что делать?

Если онлайн-касса выдает ошибку при закрытии смены, вы столкнулись с ошибкой аппаратного или программного характера. Проверьте правильность своих действий в инструкции, а потом свяжитесь с сервисом технического обслуживания. Назовите им код ошибки и выполните их инструкции.

Автоматическое закрытие смены на онлайн-кассе: панацея от забывчивости сотрудников

Если ваши сотрудники часто забывают закрывать смену, можно купить, создать или настроить дополнительное программное обеспечение. Оно будет отправлять напоминания или автоматически закрывать сессию, если ее продолжительность доходит до 24 часов.

Такое приложение разработано, например, для касс «Эвотор». С его помощью можно самостоятельно установить желаемое время закрытия смены на онлайн-кассе. Чековый принтер автоматически распечатает отчет, данные будут отправлены оператору, чтобы кассовая смена на Эвотор не превышала 24 часа. Единственное условие для работы этого и похожих приложений — наличие ленты в принтере чеков. Если бумаги нет, отчет не распечатывается, смена останется открытой.

Источники: dirmagazina.ru, kkt.astral.ru