Отложенный чек: как сократить очереди и предотвратить мошенничество

Функция отложенного чека необходима магазину, если кассир постоянно сталкивается с очередями из-за забывчивых покупателей. Что делать, если клиенты просят “подождать минуточку” остальных людей в очереди, чтобы сбегать в машину за кошельком? Предлагаем кассиру не заставлять людей ждать, а отложить весь список пробитых покупок в памяти кассы с помощью отложенного чека. А по возвращении клиента сформировать фискальный документ. Подробно об этом расскажем в статье.

Отложенный чек: что это такое

Отложенный чек — это полезная функция (или просто кнопочка) , которая есть в программах к онлайн-кассам. Если чек с позициями уже сформирован, деньги не внесены, а рассеянный покупатель ушел взвешивать 1,5 кг помидор, то можно не отменять весь заказ, а отложить чек в памяти “умной” кассы.

В этом случае бумажный чек не будет пробит и данные о покупке не будут переданы в ОФД и налоговую до тех пор, пока кассир не вернется к отложенному чеку и не закончит продажу.

С другой стороны, такой функционал откроет новые возможности для нечистых на руку сотрудников.

Обычно во избежание мошенничества кассиров в памяти кассы можно хранить один или два отложенных чека.Некоторые предприниматели отключают такую функцию на онлайн-кассах, если подозревают кассиров в нечестной работе.

Функция отложенного чека

Отложенный чек может быть полезен кассирам в магазинах, а также заведениях общепита: кафе и ресторанах. Обычно функция нужна, чтобы из-за проблемных клиентов не скапливались очереди. Однако есть и другие возможности, связанные с лояльным отношениям к постоянным клиентам. Например, с помощью такого чека можно сохранять в памяти кассы те товары, которые клиент выбрал и попросил отложить до вечера.

Комментарии Юлии Русиновой, директора по развитию бизнеса фискальных решений компании АТОЛ

Отложенный чек – удобная и полезная функция для предприятий торговли и общепита. Она способствует росту дохода компании и позитивно влияет на взаимоотношения с клиентами. Во-первых, упомянутый чек ускоряет обслуживание на кассе. Тем, кто стоит в очереди, не нужно ждать, когда, например, рассеянный покупатель сбегает за кошельком к машине. Во-вторых, такой чек помогает сохранить и даже расширить пул клиентов. У забывчивых всегда есть шанс вернуться в магазин, чтобы без очереди оплатить собранную покупку. Это особенно востребовано в торговых точках, которые устанавливают в овощных отделах весы самообслуживания. Это ценят мастера по ремонту / благоустройству квартир, в частности, сантехники, выбирающие товары под заказчика. Ведь у них есть возможность скорректировать предварительно выбранные позиции и оплатить согласованный заказ. В-третьих, отложенный чек повышает лояльность клиентов – он бережет время, нервы рассеянным покупателям и тем, кто занял за ними очередь.

Отложенный чек: как сократить очереди

Изначально функция отложенного чека была создана, чтобы покупатели в очереди не разбегались, когда у первого клиента возникли проблемы с оплатой.

Чек удобно отложить, когда:

1. Клиент расплачивается картой, платеж не проходит, он просит подождать, пока он снимет деньги в банкомате.

2. Покупатель забыл кошелек в машине и собирается за ним сбегать.

3. Клиент решил еще походить по магазину перед покупкой, а сзади столпились другие покупатели.

В этом случае кассир может сохранить список пробитых товаров в памяти кассы, чтобы потом вернуться к нему, когда клиент придет с деньгами.

Если не использовать эту функцию, то необходимо либо:

• отменить формирование чека;

• заставлять остальных клиентов, у кассы, ждать, пока вернется проблемный покупатель.

Эти вариант менее удобны.

Отложенный чек: как предотвратить мошенничество кассиров

Некоторые современные онлайн-кассы созданы так, что отложенные чеки при завершении смены исчезают из памяти, а сведения о них остаются только в голове у кассира: никакие программы не смогут их восстановить.

Это могут использовать нечистые на руку сотрудники магазина. Они могут принимать оплату, но чек не восстанавливать. При этом деньги от покупателя класть не в денежный ящик кассы, а в свой кошелек.

Например, три года назад в СМИ обсуждалась новость о кассире, которая с помощью функции отложенного чека присвоила деньги за 193 покупки. Она “причинила ущерб” магазину на 2 миллиона 600 тысяч рублей.

Действительно, иногда покупатель, когда видит, что чек сформирован, не требует фискальный документ, а просто отдает деньги продавцу и уходит. После этого кассир не печатает чек, а отправляет в память кассы, что избавится от него перед закрытием смены.

Автор статьи сталкивалась с таким поведением кассиров не один раз в небольшом продуктовом магазине возле дома. Если покупатель говорит, что чек ему не нужен, то продукты пробиваются, но чек не отдается в руки — сохраняется в памяти кассовой программы.

Как избежать “злоупотреблений” отложенными чеками со стороны продавцов?

1. Заставить покупателей требовать чеки после покупки. Например, всегда вместе с чеком печатать скидочный купон на определенный вид товара. Покупатели будут ждать купон хотя бы из любопытства. Кассиру ничего не останется, как выбить чек, отдать клиенту вместе с купоном.

2. Доверить функцию отложенного чека только старшему кассиру, который будет следить за остальными работниками.

3. Сделать так, что в памяти кассы может ожидать очереди только один отложенный чек. Этим нельзя избежать мошенничества, но можно снизить число злоупотреблений.

Комментарии Юлии Русиновой, директора по развитию бизнеса фискальных решений компании АТОЛ

Как избежать воровства кассиров? Можно, конечно, просто отключить функцию отложенного чека. Но тогда предприятие лишится ценных преимуществ отложенного чека. Лучше, когда старший по смене или управляющий пользуется функцией проверки непробитых чеков, которая есть в ряде кассовых программ. Она позволяет увидеть все отложенные документы. Не стоит забывать также о роли народного контроля. И тут желательно, чтобы руководство самого предприятия мотивировало покупателей сообщать ему о невыдаче чека. Тем более что у них есть альтернативный вариант – отправлять аналогичное уведомление в налоговую через мобильное приложение по проверке чеков.

Отложенный чек: другие варианты легального использования

Бывают случаи, когда эта функция используется для более удобных расчетов с постоянными покупателями в торговых точках.

Случай 1. Пойти на встречу постоянному клиенту.

Магазин плитки. Прораб — постоянный клиент — берет две затирки для плитки на выбор, чтобы показать клиенту. В течение дня он возвращает один из товаров и платит деньги за оставшийся. Так как клиент является постоянным, а кассиру не хочется работать с возвратами, то можно работать с функцией отложенного чека. В него сохранить те позиции, которые прораб взял, а потом сверить со списком товаров, которые прораб принес на возврат.

Круглосуточный магазин. Утром клиент выбрал товар и не смог расплатиться, так как забыл дома кошелек. Попросил отложить товар до вечера. Продавец пошел навстречу постоянному покупателю, зарезервировал товар при помощи отложенного чека. Клиент вернулся за товаром уже после того, как смена утреннего кассира закончилась. Новый кассир без проблем смог восстановить отложенный чек и оформить продажу.

Случай 2. Борьба с воровством покупателей.

Бутик, в котором есть случаи кражи вещей из примерочных. Перед тем как покупатель заходит в примерочную,  вещи пробиваются по кассе и список оформляется как отложенный чек. Затем, когда покупка оформляется, из списка товаров в отложенном чеке убираются те, что не подошли.

Случай 3. Привязка продажи к нужному продавцу

Например, в обувном магазине покупательница просит продавца отложить до утра пару сапог. Консультант Маша работает через день, причем получает процент с продаж. Она откладывает сапоги и оформляет отложенный чек, предупредив консультанта Свету, которая выйдет на смену на следующей день. Когда Света продает клиентке сапоги, процент от продаж получает Маша, так как именно она подобрала покупательнице подходящую пару обуви и обслуживала ее.

Отложенный чек: нюансы использования в программах и онлайн-кассах

Дешевые автономные кассы не имеют функцию отложенного чека в своем ПО. Зато откладывать чеки можно с помощью специальных программ на компьютере, к которым подключается ККТ. Пример — 1С.

Эта функция есть и в ПО дорогих POS-системах, которые ставят в крупных торговых сетях.

Комментарии Юлии Русиновой, директора по развитию бизнеса фискальных решений компании АТОЛ

Иногда пользователи касс говорят о другом неудобстве в применении функции отложенного чека. Дело в том, что у некоторых разработчиков кассового ПО она платная. Но сейчас у предпринимателей есть выбор, и они всегда могут приобрести программный продукт, где упомянутая функция бесплатная.

Отложенный чек в 1C

В программе “Розница” в 1С также есть функция отложенного чека. Она используется при нажатии соответствующей кнопки (“отложить чек”), расположенной внизу экрана. Когда покупатель возвращается и надо восстановить отложенный чек, нажимается кнопка “продолжить чек”.

О том, как пробить в 1С отложенный чек, есть видеоинструкция:

Отложенный чек на кассе Frontol

На кассе “Фронтол” отложенный чек можно сформировать с помощью кассовой клавиатуры. Для этого после формирования чека:

1. Нажимается синяя клавиша “Чек” на клавиатуре.

2. В меню с помощью клавиш-стрелок выбирается “отложить” (см. рисунок).

3. Нажимается оранжевая клавиша “Расчет”.

4. Чек отложен.

Рассмотрим, как восстановить отложенный чек, когда покупатель вернулся на кассу с деньгами. Обычно на Frontol сделано так, что восстановлением чека может заниматься только старший кассир. Таким образом снижается количество мошенничеств с этой функцией.

Для восстановления необходимо:

1. Выбрать оранжевую клавишу “Блок”, выбираем пользователя с правами старшего кассира.

2. Проверить, чтобы не оставалось открытого документа (см. рисунок).

3. Далее нажимаем кнопку “Чек” и с помощью стрелок выбираем “Восстановить отложенный”. После этого появится окошко, где собраны все отложенные ранее чеки. После того, как найден тот, который нужен, надо нажать “Расчет”.

4. Далее с чеком можно поступить двумя путями — либо сформировать как фискальный документ и отправить на печать, либо же отменить с помощью кнопки “Отм. чека”. Если высвечивается вопрос о том, хотите ли вы совершить отмену, то подтвердить действие надо с помощью клавиши “Расчет”.

Источник — business.ru