Онлайн-касса для кофейни и «кофе с собой»: выбор оборудования, нюансы применения

Кофейня или «кофе с собой» — это перспективный бизнес, не требующий больших вложений по сравнению с другими заведениями общепита. Чтобы добиться успеха, надо не только грамотно составить бизнес-план и продумать каждый свой шаг, но и легализовать денежный доход. Лучший способ сделать это — купить и настроить онлайн-кассу.

Что будет если открыть кофейню или «кофе с собой» без онлайн-кассы

Часто предприниматели, не разбираясь в юридических аспектах, считают, что бизнес можно вести и без онлайн-кассы и в законе не прописано её использование. В действительности, это так и есть, но этот момент важно тщательно изучить. Хоть законом не предусмотрено наказание за отсутствие онлайн-кассы, но штраф получат те, кто использует контрольно-кассовое оборудование, которое не подходит под требования закона №54-ФЗ. Такая формулировка может сбить с толку, поэтому важно внимательно изучать все юридические тонкости и запомнить, что легальное ведение бизнеса избавит вас от множества проблем.

Налоговые органы регулярно проводят проверки ККТ. Штрафы выписываются за следующие нарушения:

1. За неприменение контрольно-кассовой техники. Сумма высчитывается от общей суммы нелегальных чеков: за первое нарушение для ИП — 25%, но не меньше 10 тысяч рублей, для юрлиц — 75%, но не менее 30 тысяч рублей. Если предприниматель сообщит эту же ошибку повторно, ему могут запретить заниматься этим видом деятельности на фиксированный в законе срок.
2. За невыдачу чека. Наказание сопоставимо с предыдущим пунктом.
3. Если в чеке не отображена номенклатура. Штраф может составить от 3 до 10 тысяч рублей в зависимости от статуса бизнесмена. Это — одна из самых частых причин получения штрафа, и её причиной становится невнимательность сотрудников. Следует правильно обучить персонал, объяснить, что в чеке надо указывать полное название позиции, а лучше установить специальное приложение, которое упрощает работу на кассе.
4. За неправильное использование кассы. Штраф грозит вам в том случае, если вы неправильно прошли регистрацию, не указали изменившиеся данные и нарушили любые другие юридические формальности.

Частым заблуждением начинающих предпринимателей становится соблазн начать деятельность без онлайн-кассы. Попробовать, оценить, понять, есть ли смысл тратиться на покупку, оформление, обучение персонала. Важно понимать, что привлечь к ответственности за нарушение могут даже спустя год при единоразовом проступке. Если кофейня систематически работала с нарушениями, то штраф будет назначен с момента обнаружения проступка.

Какая должна быть касса для кофейни и «кофе с собой»

Юридические аспекты безусловно заслуживают внимания. Но в погоне за легальным оформлением не стоит забывать и про функциональность самого устройства. От правильности выбора модели будет зависеть, насколько легко и быстро сможет работать ваш персонал. А от действий работников — количество обслуженных, и главное, довольных клиентов. Для начала мы рассмотрим какие виды контрольно-кассового оборудования вы можете найти в магазине:

Это — основные виды касс и их базовые характеристики. При выборе контрольно-кассовая техники следует руководствоваться более детальными показателями, чтобы понять, какое устройство будет работать на пользу вашему бизнесу.

Начнём с того, что кофейня — это небольшое заведение, которое не подразумевает длительных посиделок и больших компаний. Чаще всего люди берут кофе для того, чтобы выпить его на ходу, по дороге на работу и учёбу. Соответственно бизнесмен будет приобретать или арендовать помещение с небольшой площадью, поскольку значительное количество квадратных метров просто не требуется.

Если мы говорим о кофейне в формате «кофе с собой», то это — обычно небольшая точка в торговом центре, в спортивном заведении или на улице. Такой тип помещения также не подразумевает больших площадей.

Поэтому первое, на что надо обратить внимание— это компактность самой ККТ. Устройство не должно занимать много места, при этом всегда находиться под рукой бариста. Удобный и свободный доступ к прибору позволит сотруднику максимально оперативно обслуживать клиента, что особенно важно в пиковые часы, то есть в начале и в конце рабочего дня.

Второй важный момент, который должен учесть владелец кофейни: это скорость распечатки чека. Люди хотят быстро получить свой горячий, а не остывший кофе, и бежать по делам дальше. Никто не заинтересован в длительном ожидании. А если кассовая техника подводит вас по скорости, скорее всего большая часть потока покупателей уйдёт к более расторопному конкуренту. Особое внимание этому параметру стоит уделить заведениям, который обслуживают большое количество клиентов ежедневно.

Третий важный момент — это возможность интегрировать онлайн-кассу с сервисами бухучёта. Тогда владельцу или бухгалтеру, при его наличии, не придётся выполнять лишние действия, перенося данные. А достаточно будет просто выгрузить всю важную информацию.

Популярные модели онлайн-касс для кофейни

Сегодня контрольно-кассовое оборудование можно приобрести не выходя из дома. Множество маркетплейсов и интернет-магазинов реализуют эту технику. Но если это ваша первая покупка, лучше сходить в обычный магазин, чтобы более точно понять как работает устройство и получить бесплатную консультацию и помощь в выборе у продавца.

Несмотря на все параметры, на которые стоит обратить внимание,ассортимент выбора техники для кофейни или кофе с собой достаточно велик. Рассмотрим несколько самых удачных моделей:

Выбирая технику, не забывайте пользоваться бонусами и скидками. Магазины часто проводят распродажи или дарят покупателям подарки: увеличенную гарантию, бесплатное обслуживание, полезные товары. Мониторя цены, есть шанс приобрести нужную ККТ на 15 —20 % дешевле.

Как законно сэкономить при использовании кассы в кофейне

Оборудование для работы в кофейне стоит недёшево. Кроме онлайн-кассы надо купить еще множество агрегатов, обучить персонал и понести множество других денежных издержек. Если ваши финансовые возможности не могут покрыть все затраты, есть хороший, а главное легальный способ сэкономить:

1. Взять онлайн-кассу в аренду. Такую услугу предлагают множество предприятий, в том числе и производители касс. Этот метод имеет много преимуществ.

Во-первых, вам не придётся отказываться от мечты открыть кофейню из-за нехватки денежных средств. Во-вторых, беря оборудование в аренду, вы можете максимально точно ознакомиться с его функционалом, изучить слабые и сильные стороны агрегата. Впоследствии, когда вы накопите деньги, то сможете выбрать самый лучший вариант с учетом накопленных знаний. Цена аренды обойдётся в районе 2000 — 3000 рублей.

2. Второй способ — превратить стационарную кассу в облачное устройство, то есть произвести ее расшаривание. При этом чеки будут выдаваться на одной кассе, а вместо переносных устройств бариста может пользоваться смартфоном. Существует множество недорогих приложений, который делают доступной такой вид услуги.

Как работать с онлайн-кассой в кофейни или при продаже «кофе с собой»

После прохождения регистрации можно смело приступать к работе.Но если в ваше меню входят напитки с алкоголем, надо дополнительно обратиться в ЕГАИС.

Процесс работы с онлайн-кассой не сильно отличается от обычной. Здесь также надо открывать и закрывать смены, проводить инкассацию и выдавать чеки клиентам. Устройство ценно тем, что большинство процессов происходят автоматически, без участия оператора.

Запомните правила, который помогут вам быстро освоить онлайн-кассу и натренировать персонал.

1. Бизнесмену следует самостоятельно пройти хотя бы базовые курсы по работе с устройством, чтобы потом передавать свои знания сотрудникам.
2. Открывая сеть кофеен, позаботьтесь о системе автоматизации.
3. Внимательно читайте инструкцию к прибору, особенно условия эксплуатации, диапазон допустимых температур.
4. Если вы новичок в этом деле, не чистите и не ремонтируйте кассу самостоятельно или с помощью персонала.
5. Не забывайте, что штат должен ознакомиться под подпись со всеми инструкциями и правилами.

Многих предпринимателей волнует вопрос нужно ли использовать журнал кассира-операциониста. Если раньше при работе на обычной кассе этот вопрос не стоял, то сегодня многие эксперты уверяют, что он не нужен. Конечно его отсутствие облегчает жизнь персоналу, но тем не менее, следует им пользоваться из-за неоднозначной позиции о его необходимости. А также такая форма отчётности формирует у работников аккуратность и ответственность.

Вывод

Онлайн-кассы — это полезный и удобный инструмент для ведения бизнеса. Какой бы ни был масштаб вашей кофейни, всё равно стоит купить устройство для легального ведения бизнеса. Если у вас не хватает денежных средств, рассмотрите способы сэкономить, не нарушая закон. Процесс регистрации не представляет сложности и не занимает много времени.

Внимательно выбирайте модель онлайн-кассы, не пренебрегайте важными функциями, отказавшись от лишних опций. При правильном выборе и регистрации контрольно-кассовая техники ваш бизнес будет процветать и в никогда не узнаете проблем.

Источник ekam.ru