Обязательно ли подключать ЭДО для маркировки

Подключение к ЭДО — это обязательная процедура для всех, кто работает с маркированным товаром. Без участия в системе не получится принять или передать товар, так как весь документооборот переведен в цифровое поле. Что это такое, как с ним работать, какие необходимы документы для подключения к ЭДО, как подключить — все самое важное мы рассмотрим далее в статье.

  Что такое ЭДО

В 2020 году к обязательной маркировке добавилось еще несколько категорий товаров, а это значит, что еще большему количеству предпринимателей требуется подключение к электронному документообороту. Каждый, кто желает оставаться в правовом поле и реализовать маркированную продукцию, уже должен осуществить подключение к системе и нарабатывать навыки пользования цифровыми технологиями. Даже если в данный момент вы не попадаете в список ИП, для которых эти требования вступили в силу, к 2024 году вся основная продукция будет маркирована и подключение ЭДО станет неотъемлемой частью всего торгового процесса.

Бумажная волокита отходит в прошлое, вся информация хранится на серверах и никогда не затеряется в отличие от бумажного носителя. Пользователям проще составлять документацию, проверять соответствие кодов обычным сканированием.

Такой подход удобен не только бизнесу, но и государству, которое сможет посредством уполномоченных органов мониторить и контролировать товарный оборот в стране, получая законные отчисления в виде налогов.

  Кому нужно подключение ЭДО

С 1 июля 2020 года к обязательной идентификации присоединяется табак и обувь, ранее уже были маркированы другие группы товаров. Тем предпринимателям и производителям, которые занимаются изготовлением и реализацией этой категории продукции, уже сейчас нужно подключение к ЭДО. Остальным стоит позаботиться об этом заранее, чтобы не прекращать работу, пока оформляются заявки и документация на подключение.

Кто участвует в ЭДО:

• производитель и импортер
• дистрибьютер и перевозчик;
• розничный реализатор.

Как видим из списка, к системе должны быть подключены все участники бизнеса, кроме конечного покупателя.

  Что дает подключение к электронному документообороту

Использование ЭДО дает ряд преимуществ:

Сокращение затрат   Не нужно тратить время и деньги на подписание документов, их отправку курьером или почтой.	Это быстро   Документы будут получены адресатом уже через 1 секунду.
Автоматизация бизнеса   Сотрудники делают привычную работу быстро и в автоматическом режиме, появляется больше времени для других задач.	Юридическая значимость   Электронные документы подписанные электронной подписью имеют такую же юридическую силу, что и бумажные с печатью и подписью. Их принимают госорганы.
История и удобный поиск   Все документы заносятся в архив, где можно быстро найти любой нужный документ.	Работает с маркировкой   Для взаимодействия с системой Честный Знак участнику оборота подконтрольных товаров нужен электронный документооборот.

  Что нужно для подключения к ЭДО

Чтобы подключиться к ЭДО, потребуется совершить несколько последовательных действий, о которых мы распишем в подробной инструкции:

ШАГ 1. Получить УКЭП

Электронная подпись нужна в любом случае — во-первых, чтобы зарегистрироваться в Честном ЗНАКе, во-вторых — для дальнейшей подписи всех поступающих документов. Она оформляется в специализированных центрах, аккредитованных налоговой службой. КЭП представляет собой зашифрованный криптографический ключ, записанный на флешку, пластиковую карту или другой носитель, который предлагают различные компании. Как вариант можно не использовать токен, а поставить готовую программу на компьютер и извлекать ее при необходимости подписания документации. Поставить им подпись очень просто — достаточно вставить в разъем вычислительной техники и выбрать действие.

Подпись не дается в вечное пользование, ее нужно продлевать раз в год, оплачивая при этом указанную компанией сумму. Стоит отметить, что для работы с цифровой подписью нужно установить специальную программу, которая работает с криптографией, без таковой ПК не сможет считать и распознать УКЭП.

ШАГ 2. Выбор оператора для подключения к ЭДО

На первый взгляд, достаточно простая процедура, однако, имеет множество нюансов. Оператор ЭДО — это сервис, позволяющий безопасно обмениваться документами. По обычной электронке такое делать нельзя ввиду взлома e-mail сторонними лицами и кражи данных. Законодательством установлена четкая формулировка, что УПД должны передаваться через подключение к специализированным операторам ЭДО.

По сути, это похожая на электронную почту система, только с защищенным каналом шифрования, который невозможно взломать и похитить ценную информацию. После подключения сервис ЭДО открывается в браузере, включает папки и хранящиеся в них входящие и исходящие файлы, которые можно просматривать и передавать. Выбор для подключения к конкретному оператору зависит от владельца бизнеса, они отличаются:

• скоростью работы системы;
• защищенностью;

• наличием и качеством работы службы техподдержки;
• возможностью подключения контрагентов.

Самыми популярными операторами для подключения ЭДО на сегодня представлены: TaxCom, Контур Диадок; Сбис, Астрал, 1С-ЭДО.

Важный нюанс — поставщики и покупатели должны быть подключены к одному оператору, это экономически выгодно, так как отправка с разных операторов обойдется дороже. Это так называемый роуминг с отдельной тарификацией.

Сам процесс ЭДО подключение бесплатно, достаточно зайти на сайт оператора и зарегистрироваться, предоставив усиленную квалифицированную ЭП. Но заключение договора и дальнейшая оплата обозначается непосредственно выбранной компанией-оператором, и у каждой своя цена.

ШАГ 3. Получение идентификатора

Его выдает оператор ЭДО, который был вами выбран. На один ИНН дается только один уникальный код компании. Чтобы в дальнейшем не жалеть о выбранном сервисе, лучше заранее поинтересоваться, оказывает ли он поддержку использования УПД. Это стандартный пакет, но стоит об этом прописать в договоре.

  Начало взаимодействия после подключения

Для связи с контрагентами необходимо отправить им приглашение из личного кабинета, или дождаться, пока вам придет пригласительное письмо о сотрудничестве. Только после этой процедуры будет доступно полноценное взаимодействие сторон.

Как видите, большого количества документов для подключения к ЭДО не требуется, но придется потратить много времени на заключение договоров, регистраций и поиска оптимального оператора.

Если времени мало или недостаточно опыта — в Профкассервис всегда рады помочь в комплексном решении для подключения к системе.

 

  Как работает маркировка через подключение к ЭДО

После того, как вы узнали, что нужно для подключения к ЭДО и выполнили все рекомендации, можно начинать работать по новым правилам. На практике это выглядит таким образом:

1.  В вашу компанию, магазин, склад и т.д. приходит партия товара. К нему больше не будут прилагаться бумажные накладные, а вы получите их в свой личный кабинет в папке «Входящие». В документе находится список всех кодов товаров, который необходимо сверить по факту получения; сканируете продукцию и сверяете наличие всех меток в УПД. Если все в порядке — подтверждаете сделку своей цифровой подписью;
2.  Если выявлено несовпадение, прием отклоняется, о чем сообщается поставщику. Дистрибьютор исправляет ошибки и повторно отправляет документ. Стоит отметить, что оплата снимается только с отправителя, получателю все обходится бесплатно.

  Можно ли работать с маркировкой без ЭДО

На сегодня ни один поставщик, реализующий товар с обязательной маркировкой, не отпустит вам партию без электронного документа. Дело в том, что таким образом продукция останется на балансе поставщика, что совершенно неприемлемо по закону. Поэтому, не подключившись к ЭДО, вы рискуете остановить работу магазина и остаться без прибыли.

Еще одним фактором выступает продажа товара на кассе, если его нет на вашем балансе, касса не сможет отправить данные в систему маркировки, а это уже грозит штрафными санкциями, предусмотренными отдельной статьей.

Подведем итог: ЭДО — это удобная и практичная система, которая избавляет всех участников бизнеса от бумажной рутины и позволяет тщательней регулировать товарный оборот в стране. Выигрывают все, несмотря на временные и денежные вложения, которые, по словам большинства предпринимателей, обязательно окупаются. Подключение к ЭДО — единственное решение для торговли и поставки товаров с обязательной идентификацией, а выбор оператора — дело самого ИП.